MANIFEST

Terramarte, we create solutions, we create awareness.

Política de tratamiento de Datos — Terramarte

1. INTRODUCCIÓN

BRAND SOLUTIONS S.A.S., identificada con NIT.: 900.205.646-3, con domicilio principal en la Carrera 70G N.° 78A-74, Bogotá D.C., que opera comercialmente bajo la marca TERRAMARTE, se dedica al diseño, fabricación, comercialización, venta y distribución de productos ecológicos, especializándose en bolsas ecológicas y empaques sostenibles elaborados con materiales reutilizables, fibras naturales y materiales reciclados, atendiendo principalmente a clientes corporativos (eventos, regalos y merchandising), supermercados, almacenes de cadena y el canal HORECA, así como, en menor proporción, a consumidores finales a través de su canal de venta en Mercado Libre. La compañía cuenta con más de 18 años de trayectoria en el mercado y desarrolla parte de su proceso de confección con el apoyo de madres cabeza de familia, en línea con su compromiso de sostenibilidad ambiental y de impacto social.

En cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, por los cuales se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, así como aquellas normas que los reglamenten o modifiquen, mediante el presente documento se recogen los lineamientos que en el marco de la política de información rigen las actividades de tratamiento de datos personales contenidos en sus archivos o bases de datos de clientes, prospectos, proveedores, colaboradores, aspirantes y demás terceros. En consecuencia, BRAND SOLUTIONS S.A.S. ha implementado las siguientes políticas de privacidad, tratamiento y protección de datos y está obligada a su estricto cumplimiento.

La información personal objeto de las consideraciones acá establecidas podrá ser recolectada directamente de la información suministrada por los titulares (clientes, prospectos, visitantes, colaboradores, contratistas, aliados y proveedores), a través de los canales digitales y presenciales de la compañía, incluyendo su sitio web https://terramarte.com.co/ , sus perfiles en redes sociales, su canal de venta en Mercado Libre, formularios de contacto y cotización, ferias comerciales, llamadas telefónicas, reuniones comerciales y visitas a clientes, y podrá ser igualmente transmitida por los Encargados del Tratamiento que le prestan servicios.

BRAND SOLUTIONS S.A.S. garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular se ponga a disposición de este, sin costo, los respectivos datos personales. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y deberá permitirle al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en los canales dispuestos para tal fin.

2. PRINCIPIOS GENERALES

La obtención y recolección de datos personales, al igual que el uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de estos, estará siempre guiada por los principios de legalidad, libertad, veracidad, transparencia, seguridad, confidencialidad y acceso y circulación restringida.

Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular. En lo correspondiente a la recolección de datos personales, BRAND SOLUTIONS S.A.S. se limitará a aquellos datos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos de acuerdo con su objeto social; las áreas de la compañía deberán informar al titular el motivo por el cual se solicita la información y el uso específico que se le dará a la misma.

Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del Responsable o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.

Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por BRAND SOLUTIONS S.A.S. se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: BRAND SOLUTIONS S.A.S. está obligada a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

3. DEFINICIONES LEGALES

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto Reglamentario 1074 de 2015, las siguientes definiciones regirán la presente política de tratamiento de la información personal.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación escrita generada por el Responsable del Tratamiento, dirigida al Titular de la información, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de datos personales que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no es semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o servidor público.

Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Oficial de Protección de Datos Personales (OPD): Persona natural o jurídica que, por sí misma o en asocio con otros, se encarga de velar por la implementación efectiva de las políticas y procedimientos adoptados por la compañía para cumplir la normativa de protección de datos personales, así como las buenas prácticas de gestión de datos personales dentro de la empresa.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Sistema de videovigilancia: Los datos tratados mediante cámaras de seguridad serán preservados cumpliendo todas las disposiciones legales que garanticen la privacidad de los mismos. La finalidad consiste en resguardar la seguridad de la empresa, colaboradores, visitantes y terceros.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Transferencia: Tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS

El Responsable del tratamiento y protección de datos personales es BRAND SOLUTIONS S.A.S., que opera comercialmente bajo la marca TERRAMARTE. Los siguientes son sus datos de contacto:

Ciudad: Bogotá D.C.
Dirección: Carrera 70G N.° 78A-74, Bogotá D.C.
Teléfono: (601) 224 0045
Correo electrónico: [email protected]
Sitio web: https://terramarte.com.co/

5. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

Los datos suministrados estarán sujetos a tratamiento autorizado, concedido de manera previa, expresa e informada por el titular de estos. En concordancia con lo previsto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y el Decreto Reglamentario 1074 de 2015, el uso, la recolección y el almacenamiento de datos personales por parte de BRAND SOLUTIONS S.A.S. debe contar con autorización donde se manifieste el consentimiento previo del titular, para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.

BRAND SOLUTIONS S.A.S. pondrá en funcionamiento todos los mecanismos idóneos con el fin de permitir a los titulares otorgar su autorización para el tratamiento de datos personales.

En todo caso, la recolección de datos estará limitada a aquellos datos personales que sean pertinentes y adecuados para la finalidad perseguida; por ende, las autorizaciones podrán ser obtenidas por escrito, a través de formatos, contratos, formularios de contacto y cotización de la página web, de manera verbal y por medio de conductas inequívocas, como las casillas de verificación contenidas en la página web y en los formularios digitales, avisos de videovigilancia, avisos en las ferias y eventos que realice BRAND SOLUTIONS S.A.S., entre otros.

6. FINALIDAD DE LAS BASES DE DATOS

Las bases de datos de BRAND SOLUTIONS S.A.S. tienen como finalidad principal informar a las personas (clientes, prospectos, visitantes, proveedores y colaboradores) sobre los productos y servicios ofrecidos bajo la marca TERRAMARTE (diseño, fabricación, comercialización, venta y distribución de productos ecológicos, en particular bolsas reutilizables y productos comerciales ecológicos), así como adelantar las gestiones comerciales, contractuales, administrativas, legales y tributarias propias de su operación, y atender los requerimientos y reportes de las entidades de vigilancia y control cuando así se exija.

BRAND SOLUTIONS S.A.S. no recolecta, como regla general, datos considerados sensibles según lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 —como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales, o datos relacionados con la salud, la vida sexual o datos biométricos— de sus clientes, prospectos o proveedores.

Como excepción a lo anterior, en el marco de la relación laboral, BRAND SOLUTIONS S.A.S. podrá recolectar de sus colaboradores datos relacionados con alergias e información de salud relevante para fines de seguridad y salud en el trabajo, así como información familiar (contactos de emergencia, registro civil de nacimiento de hijos) e imágenes fotográficas y de videovigilancia, en los términos descritos en el numeral 7.3 del presente documento, siempre bajo reserva, con la autorización correspondiente y con fundamento en la relación contractual laboral existente.

7. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES ALMACENADOS EN LAS BASES DE DATOS

BRAND SOLUTIONS S.A.S. sólo usará, procesará y circulará los datos personales para las finalidades descritas en esta política o en las leyes vigentes. A continuación, se describen las principales bases de datos administradas por la compañía y el tratamiento que se da a cada una.

7.1 Bases de datos de clientes y prospectos

BRAND SOLUTIONS S.A.S. administra una base de datos de clientes y prospectos (personas naturales y jurídicas, nacionales o extranjeras) conformada por la información recolectada a través de su sitio web (formularios de contacto y cotización, chatbot de WhatsApp), redes sociales, correo electrónico, llamadas telefónicas, reuniones comerciales, ferias, visitas comerciales y su canal de venta en Mercado Libre, así como a través de los canales especializados de venta corporativa (eventos, regalos y merchandising), supermercados, almacenes de cadena y superetes, y el canal hotelero (HORECA) que maneja la compañía.

Los datos recolectados a través de estos canales pueden incluir, entre otros, nombre, cédula o NIT, teléfono, correo electrónico, dirección, ciudad e información empresarial del cliente o prospecto. El tratamiento de estos datos tiene como finalidad, entre otras:

Gestionar la relación comercial, atender cotizaciones y pedidos, y hacer seguimiento a las solicitudes recibidas.
Enviar información sobre productos, novedades, promociones y actividades comerciales relacionadas con TERRAMARTE.
Contactar nuevamente a los clientes para informarles sobre nuevos productos, campañas y lanzamientos, y realizar seguimiento posventa a los productos adquiridos y a su nivel de satisfacción.
Realizar campañas de mercadeo por correo electrónico (email marketing), llamadas telefónicas y WhatsApp.
Procesar pedidos y transacciones realizadas a través de la página web y del canal Mercado Libre.
Realizar análisis de mercados, estadísticas y encuestas de satisfacción.
Dar cumplimiento a obligaciones contractuales, contables, tributarias y de reporte ante autoridades competentes.
El sitio web https://terramarte.com.co/ utiliza herramientas de analítica y publicidad como Google Tag Manager y el píxel de conversión de Google Ads, así como el píxel de Pinterest, que instalan cookies en el navegador del visitante con el fin de medir la efectividad de las campañas publicitarias y analizar de forma agregada el comportamiento de navegación. Estos terceros actúan como Encargados del Tratamiento conforme a sus propias políticas de privacidad. El visitante puede deshabilitar las cookies desde la configuración de su navegador, lo cual podrá limitar el funcionamiento de algunas funcionalidades del sitio.

7.2 Base de datos de proveedores y aliados

BRAND SOLUTIONS S.A.S. gestiona una base de datos de proveedores y aliados (personas naturales y jurídicas) que suministran materias primas, insumos, empaques, servicios de producción, estampación y confección, logística, y demás bienes y servicios necesarios para su operación, incluyendo proveedores nacionales y proveedores internacionales (entre ellos, un proveedor de bolsas ubicado en Vietnam).

Para la vinculación de proveedores personas jurídicas se solicita, entre otros documentos, certificado de Cámara de Comercio, cédula del representante legal, RUT y certificación bancaria; para proveedores personas naturales se solicita RUT, cédula y certificación bancaria. Esta información podrá recolectarse a través del formulario de inscripción o registro de proveedores que la compañía disponga para tal fin. El tratamiento de estos datos tiene como finalidad, entre otras:

Adelantar el proceso de vinculación y evaluación de proveedores, incluyendo la verificación de su existencia, representación legal e información bancaria.
Gestionar los pedidos de compra, las órdenes de producción y el pago oportuno de las obligaciones a cargo de BRAND SOLUTIONS S.A.S.
Mantener actualizada la información de contacto comercial, bancaria y tributaria de proveedores y aliados.
Dar cumplimiento a obligaciones contractuales, tributarias y de reporte ante autoridades competentes (facturación electrónica, retenciones, información exógena).
Adelantar procesos de auditoría interna o externa sobre la cadena de suministro y la calidad de los bienes y servicios recibidos.
Gestionar la relación con proveedores internacionales —incluyendo el proveedor de bolsas ubicado en Vietnam— para efectos de importación, logística y coordinación de despachos.
Evaluar y calificar a los proveedores conforme a los criterios de calidad, precio y cumplimiento definidos por la compañía.

7.3 Base de datos de colaboradores activos

BRAND SOLUTIONS S.A.S. gestiona una base de datos de colaboradores activos (empleados vinculados mediante contrato laboral a término fijo o indefinido, practicantes, aprendices SENA y contratistas de prestación de servicios) que incluye información personal, laboral y profesional recolectada directamente de los colaboradores o generada durante el desarrollo de sus funciones.

Dicha información incluye, entre otros: datos básicos de identificación (nombre, cédula), escolaridad, contactos de emergencia, datos de afiliación al sistema de seguridad social, información familiar (registro civil de nacimiento e información de hijos, para efectos de prestaciones y celebraciones internas), e información relacionada con alergias o condiciones de salud relevantes para la seguridad y salud en el trabajo. Igualmente, la compañía cuenta con un formato de autorización de uso de imagen (implementado desde hace aproximadamente dos a tres años) para el uso de fotografías de modelos, fotógrafos y colaboradores con fines de mercadeo, y opera un sistema de videovigilancia en sus instalaciones (sede y bodega) con fines de seguridad.

El tratamiento de estos datos, incluyendo los datos sensibles de salud e información familiar, se realiza exclusivamente para las siguientes finalidades, bajo estricta reserva, con fundamento en la relación contractual laboral y, cuando corresponda, con la autorización expresa del titular, conforme al literal g) del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, que establece el carácter facultativo de las respuestas sobre datos sensibles:

Adelantar el proceso de vinculación laboral, incluyendo la verificación de documentos, escolaridad y afiliación al sistema de seguridad social.
Gestionar la nómina, las prestaciones sociales y demás pagos derivados de la relación laboral.
Cumplir las obligaciones frente al sistema de seguridad social y las obligaciones parafiscales (salud, pensión, ARL, cajas de compensación).
Contactar a las personas registradas como contacto de emergencia en caso de accidente, enfermedad o situación que lo requiera.
Adelantar actividades de bienestar laboral, capacitación y celebraciones institucionales (por ejemplo, con base en la información familiar suministrada).
Prevenir riesgos laborales y adoptar las medidas correspondientes de seguridad y salud en el trabajo, incluyendo el manejo reservado de información sobre alergias o condiciones de salud relevantes.
Utilizar la imagen (fotografías) de colaboradores, modelos y fotógrafos con fines de mercadeo y comunicaciones institucionales, únicamente cuando exista la autorización correspondiente.
Controlar el ingreso y salida de personal a las instalaciones y garantizar la seguridad de la sede y la bodega mediante el sistema de videovigilancia.
Adelantar procesos disciplinarios, administrativos o de investigación interna cuando haya lugar a ello.
Dar cumplimiento a las obligaciones legales, laborales y tributarias frente a las autoridades competentes.

7.4 Base de datos de colaboradores inactivos

BRAND SOLUTIONS S.A.S. conserva una base de datos de colaboradores inactivos (excolaboradores) con la información personal y laboral generada durante la relación laboral. El tratamiento de estos datos tiene como finalidad, entre otras:

Dar cumplimiento a las obligaciones legales de conservación de información laboral, contable y de seguridad social.
Atender requerimientos de autoridades administrativas o judiciales relacionados con la relación laboral finalizada.
Expedir certificaciones laborales y constancias de tiempo trabajado a solicitud del titular o de terceros autorizados por este.
Validar referencias laborales solicitadas por otros empleadores, previa autorización del titular.
Conservar un registro histórico del personal para efectos estadísticos internos y de eventual recontratación.

7.5 Base de datos de aspirantes y hojas de vida

BRAND SOLUTIONS S.A.S. administra una base de datos de aspirantes conformada por la información suministrada de manera directa y voluntaria por los candidatos que participan en procesos de selección, ya sea de forma directa o a través de su proveedor de bolsa de empleo o de la plataforma del Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) para la vinculación de aprendices. El tratamiento de estos datos tiene como finalidad, entre otras:

Evaluar el perfil del aspirante frente a los requisitos y competencias del cargo ofertado.
Gestionar el proceso de selección, incluyendo la coordinación de entrevistas y pruebas de conocimiento.
Verificar referencias laborales y académicas suministradas por el aspirante.
Conformar una base de datos de talento humano para considerar al aspirante en futuras oportunidades laborales.
Adelantar el proceso de selección y vinculación de aprendices SENA y practicantes.
Dar cumplimiento a las obligaciones legales relacionadas con los procesos de selección de personal.

7.6 Base de datos de contactos comerciales por canales digitales

Los formularios de contacto y cotización del sitio web de BRAND SOLUTIONS S.A.S. son recibidos por el área de Mercadeo, la cual, cuando la solicitud tiene carácter comercial, la remite al equipo comercial para su gestión y posterior incorporación a la base de datos comercial administrada a través de las herramientas de CRM utilizadas por la compañía (Siesa para clientes formalizados y Cliengo para prospectos), a las cuales tienen acceso el equipo comercial, el área de Mercadeo y la Gerencia. El tratamiento de estos datos tiene como finalidad, entre otras:

Recibir, direccionar y gestionar oportunamente las solicitudes de contacto y cotización recibidas a través de los formularios del sitio web.
Alimentar y mantener actualizadas las herramientas de CRM (Siesa y Cliengo) utilizadas para la gestión comercial.
Realizar seguimiento comercial a los prospectos desde el primer contacto hasta el cierre de la venta o el descarte de la oportunidad.
Contactar nuevamente a clientes y prospectos para informarles sobre nuevos productos, campañas y lanzamientos, y hacer seguimiento posventa a los productos adquiridos.
Restringir el acceso a la información de contacto comercial únicamente al equipo comercial, al área de Mercadeo y a la Gerencia de BRAND SOLUTIONS S.A.S.
Permitir que el área de Mercadeo revise las conversaciones sostenidas con clientes y prospectos a través de los canales digitales, con el fin de mejorar la calidad de la atención y del servicio.
Elaborar reportes internos de gestión comercial y efectividad de los canales digitales de contacto.

8. ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El titular de la información autoriza expresamente a BRAND SOLUTIONS S.A.S. para que este almacene su información personal de la forma que considere más oportuna y cumpla con la seguridad requerida para la protección de los datos. La información se almacena, entre otros, en el sistema ERP corporativo (Siesa), en el CRM comercial (Cliengo), en el sitio web administrado a través del proveedor de hosting y dominio contratado, y en los sistemas de correo electrónico y ofimática corporativos.

9. SEGURIDAD

Los datos recolectados serán tratados siempre dentro de un marco de confidencialidad, por lo que no serán facilitados, cedidos o entregados a personas distintas o ajenas a los Responsables o Encargados del Tratamiento, salvo en los casos previstos en la presente política y en la ley.

10. DEBERES DE BRAND SOLUTIONS S.A.S. CUANDO ACTÚE COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS

BRAND SOLUTIONS S.A.S., en su calidad de Responsable del Tratamiento, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y en las normas que la reglamenten:

Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información que suministre al Encargado del Tratamiento (de existir) sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento, de existir.
Exigir al Encargado del Tratamiento (de existir), en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información del titular.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

11. DEBERES DE BRAND SOLUTIONS S.A.S. CUANDO ACTÚE COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

En los eventos en que BRAND SOLUTIONS S.A.S. actúe como Encargada del Tratamiento de datos personales por cuenta de un tercero Responsable —por ejemplo, en el desarrollo de proyectos de personalización de producto o campañas comerciales conjuntas—, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley:

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.
Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por el titular en los términos señalados en la ley.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información del titular.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

12. TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

Para la transferencia y/o transmisión internacional de datos personales de los titulares, en los casos en que aplique —incluyendo, entre otros, la relación con sus proveedores internacionales de materias primas, insumos o producto terminado (actualmente, un proveedor de bolsas ubicado en Vietnam), con clientes, prospectos, aliados y distribuidores ubicados en otros países en desarrollo de su expansión comercial internacional, y con los proveedores tecnológicos internacionales que dan soporte a sus herramientas de mercadeo digital y analítica web (Google, Meta y Pinterest)—, BRAND SOLUTIONS S.A.S. tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente política, bajo el entendido de que la información personal que reciban únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con BRAND SOLUTIONS S.A.S. y solamente mientras dure dicha relación, sin que pueda ser usada o destinada para un propósito o fin diferente.

Para la transferencia y transmisión internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y en el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015). Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe BRAND SOLUTIONS S.A.S. no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales, de conformidad con el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.

13. DERECHOS DE TITULARES

BRAND SOLUTIONS S.A.S. informa a los titulares que, conforme a la legislación vigente, estos tienen el derecho de conocer, actualizar, rectificar su información y/o revocar la autorización para su tratamiento. En particular, son derechos de los titulares, según se establece en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

g) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrán carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de niñas, niños y adolescentes.

14. ÁREA ENCARGADA DE ATENDER PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

La persona encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos de los titulares para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y revocar su autorización está a cargo del Área de Mercadeo de BRAND SOLUTIONS S.A.S., quien recibirá las solicitudes a través del correo electrónico [email protected] .

15. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER SUS DERECHOS

En caso de que, como titular, desee ejercer sus derechos, deberá enviar un correo electrónico a la dirección de contacto establecida en la presente Política de Privacidad, con el fin de ser atendido en los términos de la Ley 1581 de 2012, especialmente en sus artículos 14 y 15.

Para la radicación y atención de su solicitud, le solicitamos suministrar la siguiente información:

Nombre completo y apellidos.
Número de identificación.
Datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
Medio para recibir respuesta a su solicitud.
Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo, con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir o acceder a la información).

PETICIONES Y CONSULTAS SOBRE DATOS PERSONALES. Cuando el titular de los datos desee consultar la información que reposa en la base de datos, BRAND SOLUTIONS S.A.S. responderá la solicitud en un plazo máximo de diez (10) días hábiles. En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al usuario, se le expresarán los motivos de la demora y se le señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

16. REVOCACIÓN DE AUTORIZACIÓN, RETIRO O SUPRESIÓN DE LA BASE DE DATOS Y RECLAMOS SOBRE DATOS PERSONALES

Cuando el titular de los datos o sus causahabientes consideren que la información contenida en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de las políticas acá contenidas, podrán formular un reclamo ante BRAND SOLUTIONS S.A.S., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a BRAND SOLUTIONS S.A.S., con identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y se anexarán los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, BRAND SOLUTIONS S.A.S. podrá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que BRAND SOLUTIONS S.A.S. no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al titular.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Cualquier duda o información adicional será recibida y tramitada mediante su envío a la dirección de contacto establecida en la presente Política de Privacidad.

17. PROCEDIMIENTO PARA ZONAS DE VIDEOVIGILANCIA (CCTV)

Los sistemas de video vigilancia implican la recolección de imágenes de personas, es decir, de datos personales (sensibles), de acuerdo con la redefinición contenida en la Ley 1581 de 2012, y en consecuencia el manejo o tratamiento de estos datos debe ser observado bajo los principios de legalidad, finalidad, libertad, calidad, veracidad, seguridad, confidencialidad, acceso, circulación restringida y transparencia.

BRAND SOLUTIONS S.A.S. cuenta con sistemas de video vigilancia instalados en su sede administrativa, ubicada en Bogotá D.C., con las siguientes finalidades:

Recopilación de imágenes de video de visitantes, terceros y colaboradores.
Contar con medidas de seguridad para el monitoreo de incidentes.
Disuadir conductas irregulares de terceros.
Controlar el ingreso de colaboradores y visitantes a las instalaciones de BRAND SOLUTIONS S.A.S.

En el ingreso a las instalaciones de BRAND SOLUTIONS S.A.S. se encuentra ubicado un aviso de privacidad visible, el cual informa a todos los visitantes y colaboradores que se encuentra grabando y monitoreando para fines de seguridad y los contenidos en la presente política. Los titulares dan su autorización mediante conductas inequívocas, pues se comunica previamente a las personas que van a ingresar a un establecimiento que sus imágenes van a ser tomadas, conservadas o usadas de cierta manera y, conociendo tal situación, los titulares ingresan al establecimiento.

18. PROCEDIMIENTO PARA DAR CUMPLIMIENTO A LOS LINEAMIENTOS DE LA LEY 2300 DE 2023

BRAND SOLUTIONS S.A.S. dará cabal cumplimiento a la Ley 2300 de 2023 en relación con la contactabilidad de todos sus clientes, prospectos y deudores, con el fin de realizar la gestión comercial y, cuando aplique, la gestión de cobranza, y mejorar la comunicación hacia el cliente, estableciendo deberes y normas que regulan la materia tanto en Protección de Datos Personales (Ley 1581 de 2012) como en la Protección a la Intimidad (Ley 2300 de 2023).

BRAND SOLUTIONS S.A.S. entiende la importancia de implementar herramientas y procedimientos para garantizar a todos sus clientes y deudores el cumplimiento de lo establecido en el artículo 3° de la norma citada, teniendo en cuenta los horarios y la periodicidad que deberá cumplir para llevar a cabo sus actividades de contactabilidad comercial —llamadas en frío, mensajes de WhatsApp, correos electrónicos y campañas de mail marketing dirigidas a bases de datos de clientes y prospectos— y, cuando resulte aplicable, la gestión de cartera con sus clientes.

En consecuencia, BRAND SOLUTIONS S.A.S. se compromete a: (i) respetar los horarios y la frecuencia máxima de contacto establecidos en la ley; (ii) identificarse plenamente al momento de establecer contacto con el titular, indicando el motivo de la comunicación; (iii) suspender la gestión de contacto ante solicitud expresa del titular; y (iv) llevar un registro de la gestión de contactabilidad realizada, incluyendo la efectuada por las empresas aliadas a quienes se les delegue dicha función.

19. CAPACITACIÓN DE FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS

BRAND SOLUTIONS S.A.S. desarrollará programas anuales de capacitación y concientización en protección de datos personales y seguridad de la información, poniendo en conocimiento estas políticas por el medio que considere adecuado y, con ello, capacitando a sus funcionarios y contratistas en la administración de los datos personales, con una periodicidad al menos anual, con el fin de medir sus conocimientos sobre el particular.

Los nuevos funcionarios y contratistas, al momento de vincularse con BRAND SOLUTIONS S.A.S., deben recibir capacitación sobre protección de datos personales y seguridad de la información, dejando constancia de su asistencia y conocimiento.

20. PROCESOS DE REVISIÓN Y AUDITORÍAS DE CONTROL

BRAND SOLUTIONS S.A.S. realizará procesos de revisión o auditorías en materia de protección de datos personales, verificando de manera directa o a través de terceros que las políticas y procedimientos han sido implementados adecuadamente. Con base en los resultados obtenidos, se diseñarán e implementarán los planes de mejoramiento (preventivos, correctivos y de mejora) necesarios. Por regla general, BRAND SOLUTIONS S.A.S. realizará estos procesos de revisión con una periodicidad mínima de un año, o de forma extraordinaria ante incidentes graves que afecten la integridad de las bases de datos personales.

21. PERÍODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

Las bases de datos de BRAND SOLUTIONS S.A.S. tendrán el período de vigencia que corresponda a la finalidad para la cual se autorizó su tratamiento y de las normas especiales que regulen la materia, así como aquellas normas que establezcan el ejercicio de las funciones legales asignadas a la compañía.

22. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

De conformidad con el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, BRAND SOLUTIONS S.A.S. registrará sus bases de datos junto con la presente política de tratamiento de datos personales en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ello resulte exigible conforme a los criterios y condiciones establecidos en la normativa vigente, en particular cuando la compañía cuente con activos totales superiores a los 100.000 Unidades de Valor Tributario (UVT), conforme al Decreto 090 de 2018 (compilado en el Decreto 1074 de 2015).

23. CAMBIOS DE LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD

Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento será comunicado oportunamente a los titulares mediante su publicación en el sitio web de la compañía https://terramarte.com.co/

Cambios en la política	Responsable	Fecha	Versión
Creación de la Política de Privacidad	Equipo TERRAMARTE	28 de agosto de 2026	1
Actualización integral: extensión a la totalidad de los tratamientos de la compañía (clientes, prospectos, proveedores, colaboradores y aspirantes), inclusión del capítulo de la Ley 2300 de 2023 y alineación con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015	María Paula Mejía Restrepo (asesora externa – MP Consultores Datos Personales)	22 de octubre de 2026	2

24. DIFUSIÓN Y VIGENCIA

El presente documento, mediante el cual se establecen las políticas de tratamiento de la información sobre datos personales recolectados, estará publicado de manera permanente en el sitio web https://terramarte.com.co/ para que pueda ser consultado por quien esté interesado.

Al momento de solicitar la autorización expresa del titular para el tratamiento de datos, se le indicarán las finalidades específicas para las cuales se obtiene el consentimiento y se le dará a conocer la presente Política de Tratamiento y los derechos que le asisten como titular.

El presente documento entra en vigencia el 22 de octubre de 2026.